Kỹ năng nói
Nhân cách ứng xử của người nói thể hiện trước hết qua giọng nói: khi vui, khi buồn, khi giận dữ, giọng nói đều chuyển tải rõ nét tới người nghe. Như vậy, khi nói, phải gạt mọi sự ưu phiền riêng tư, tập trung chú ý việc chuyển tải một nội dung có hiệu quả và thể hiện cách ứng xử gây ấn tượng tốt.
Người nói giỏi là người biết cách mở đầu câu chuyện và điều hành luồng thông tin cho phù hợp. Những kỹ thuật nói được tập hợp thành năm chữ C:
- Courteous : lịch sự, nhã nhặn.
- Correct: đúng, không sai sót.
- Clear: rõ
- Complete: đầy đủ, hoàn chỉnh.
- Concise: ngắn gọn.
Kỹ năng viết
Chữ viết cũng được coi là phương tiện để thể hiện nhân cách. So với giao tiếp nói vận dụng các điều hướng dẫn theo năm chữ C, thì giao tiếp viết sử dụng tới bảy chữ C và trật tự các chữ C cũng có khác:
- Clear: rõ ý, rõ từ ngữ, không gây hiểu lầm.
- Concise: ngắn gọn, đi ngay vào vấn đề, nên cô đọng các điểm cần thiết
- Correct: chính xác, không được sai sót, nhất là các con số, ngày tháng,...
- Complete: đầy dủ, hoàn chỉnh, không bỏ sót.
- Cousistently: đòi hỏi sự phù hợp giữa các phần của mẫu viết.
- Courteous: lịch sự, nhã nhặn, thể hiện sự tôn trọng lẫn nhau.
- Cautious: đòi hỏi sự cân nhắc cẩn thận, thể hiện sự chín chắn.
Kỹ năng đặt câu hỏi
Dùng câu hỏi để thu thập thông tin
- Hãy làm cho việc cung cấp tin trở thành niềm vui.
- Hãy bắt đầu bằng một câu hỏi để trả lời.
- Các loại câu hỏi:
§ Câu hỏi có cấu trúc chặt chẽ, kết cấu cao: Trực tiếp – gián tiếp – chặn đầu.
§ Câu hỏi có cấu trúc thấp, lỏng lẻo: Gợi mở – chuyển tiếp – làm rõ vấn đề.
Dùng câu hỏi nhằm những mục đích khác
- Câu hỏi tiếp xúc: Nêu vấn đề phụ, thông thường…
- Câu hỏi có tính đề nghị: Mang tính thăm dò, thoát khỏi bế tắc.
- Câu hỏi hãm thắng: Giảm tốc độ phát biểu của đối tượng.
- Câu hỏi kết thúc vấn đề: “Có phải việc đã xong rồi”
- Câu hỏi thu thập ý kiến : “theo ý cua qui vị thì…?”
- Câu hỏi xác nhận: “Bạn có nhận thấy rằng….?”
- Câu hỏi lựa chọn: “Anh chọn lọai màu xanh hay màu đỏ?”
- Câu hỏi đối lập: “Chẳng lẽ một sản phẩm có thương hiệu nổi tiếng như thế này là mau hư lắm sao?”
- Câu hỏi thay câu khẳng định: “Chắc bạn không nghĩ rằng thứ này mau hư chứ?”
- Không nên đặt những câu hỏi khó trả lời !