Cách Giải quyết vấn đề một cách hiệu quả

Giải quyết vấn đề một cách hiệu quả
Trong cuộc sống của chúng ta luôn có những vấn đề nảy sinh, và làm cách nào để giải quyết tốt những vấn đề đó? Sáu bước sau đây sẽ giúp bạn vượt qua những vấn đề khó khăn đó.
1. Nhận ra vấn đề:
Trước khi bạn cố tìm hướng giải quyết vấn đề, bạn nên xem xét kỹ đó có thật sự là vấn đề đúng nghĩa hay không, bằng cách tự hỏi: chuyện gì sẽ xảy ra nếu...?; hoặc: giả sử như việc này không thực hiện được thì...? Bạn không nên lãng phí thời gian và sức lực vào giải quyết nếu nó có khả năng tự biến mất hoặc không quan trọng.
2. Xác định chủ sở hữu của vấn đề:
Không phải tất cả các vấn đề có ảnh hưởng đến bạn đều do chính bạn giải quyết. Nếu bạn không có quyền hạn hay năng lực để giải quyết nó, cách tốt nhất là chuyển vấn đề đó sang cho người nào có thể giải quyết.
Có một câu nói nửa đùa nửa thật nhưng cũng đáng để bạn lưu ý: “Nhiệt tình cộng với thiếu hiểu biết đôi khi thành phá hoại”.
3. Hiểu vấn đề:
Chưa hiểu rõ nguồn gốc của vấn đề sẽ dễ dẫn đến cách giải quyết sai lệch, hoặc vấn đề cứ lặp đi lặp lại. Nếu nói theo ngôn ngữ của y khoa, việc “bắt không đúng bệnh” thì chỉ trị triệu chứng, chứ không trị được bệnh, đôi khi “tiền mất, tật mang”. Bạn nên dành thời gian để lấy những thông tin cần thiết liên quan vấn đề cần giải quyết, theo gợi ý sau:
• Mô tả ngắn gọn vấn đề; nó đã gây ra ảnh hưởng gì?;
• Vấn đề xảy ra ở đâu?;
• Lần đầu tiên nó được phát hiện ra là khi nào?;
• Có gì đặc biệt hay khác biệt trong vấn đề này không?
• Tính chất của vấn đề (khẩn cấp, quan trọng)?
4. Chọn giải pháp:
Sau khi đã tìm hiểu được cội rễ của vấn đề, nhà quản lý sẽ đưa ra được rất nhiều giải pháp để lựa chọn. Yếu tố sáng tạo sẽ giúp nhà quản lý tìm được giải pháp đôi khi hơn cả mong đợi. Cần lưu ý là một giải pháp tối ưu phải đáp ứng được ba yếu tố: có tác dụng khắc phục giải quyết vấn đề dài lâu, có tính khả thi, và có tính hiệu quả.
Ở giai đoạn này, bạn cần thử nghiệm tính khả thi của từng giải pháp nhưng chỉ là thử trong đầu. Các câu hỏi ở đây như sau:
• Các giải pháp sẽ được thực hiện như thế nào?
• Chúng sẽ thỏa mãn các mục tiêu của tôi đến mức độ nào?
• Phí tổn (về tài chính, thời gian, công sức…) cho việc áp dụng mỗi giải pháp là bao nhiêu?
• Giải pháp nào tốt hơn, giải pháp nào tốt nhất?
5. Thực thi giải pháp:
Khi bạn tin rằng mình đã hiểu được vấn đề và biết cách giải quyết nó, bạn có thể bắt tay vào hành động. Để đảm bảo các giải pháp được thực thi hiệu quả, nhà quản lý cần phải xác định ai là người có liên quan, ai là người chịu trách nhiệm chính trong việc thực thi giải pháp, thời gian để thực hiện là bao lâu, những nguồn lực sẵn có khác.v.v...
6. Đánh giá:
Sau khi đã đưa vào thực hiện một giải pháp, bạn cần kiểm tra xem cách giải quyết đó có tốt không và có đưa tới những ảnh hưởng không mong đợi nào không. Những bài học rút ra được ở khâu đánh giá này sẽ giúp bạn giảm được rất nhiều “calori chất xám” và nguồn lực ở những vấn đề khác lần sau.
Có thể bạn sẽ cảm thấy hơi rườm rà nếu làm theo các bước trên. Vạn sự khởi đầu nan. Lần đầu tiên áp dụng một kỹ năng mới bao giờ cũng đòi hỏi sự kiên nhẫn và quyết tâm của bạn. Nếu bạn thường xuyên rèn luyện, thì dần dần kỹ năng giải quyết vấn đề sẽ trở thành phản xạ vô điều kiện.
Thỏ và rùa
Suy ngẫm và áp dụng chuyện ngụ ngôn thỏ và rùa. Trước tiên, cần phải xác định ưu thế của mình, và sau đó là biết chọn sân chơi phù hợp. Câu chuyện ngụ ngôn thỏ và rùa đã dạy cho chúng ta khá nhiều bài học lý thú. Ý tưởng quan trọng nhất là “ nhanh và vững chắc” sẽ luôn đánh bại “ chậm và ổn định”; làm việc với những ưu điểm của bạn, đầu tư nhiều tài nguyên và làm việc theo nhóm sẽ luôn chiến thắng bất cứ một cá nhân nào; không bao giờ đầu hàng hay nản chí sau thất bại. Và cuối cùng, phải tìm giải pháp cho mọi tình huống, không chống lại cuộc chiến.
Ngày xửa ngày xưa, có một con rùa và một con thỏ cãi nhau xem ai nhanh hơn. Chúng quyết định giải quyết việc tranh luận bằng một cuộc thi chạy đua. Chúng đồng ý lộ trình và bắt đầu cuộc đua.
Thỏ xuất phát nhanh như bắn và chạy thục mạng một hồi, và sau khi thấy rằng đã khá xa bạn rùa, thỏ nghĩ nó nên nghỉ mệt dưới một tán cây bên đường và thư giãn trước khi tiếp tục cuộc đua. Thỏ ngồi dưới bóng cây và nhanh chóng ngủ thiếp đi. Rùa từ từ vượt qua thỏi và sớm kết thúc đường đua, dành chiến thắng. Thỏ giựt mình tỉnh giấc và nhận ra rằng nó đã bị thua.
Bài học của câu chuyện trên là : chậm và ổn định đã chiến thắng cuộc đua.
Nhưng cuộc sống không quá đơn giản như thế, câu chuyện sẽ được tiếp tục phát triển thêm:
Thỏ đã vô cùng thất vọng vì đã để thua và nó đã cố suy nghĩ. Nó nhận ra rằng nó đã thua chỉ vì quá tự tin, bất cẩn và thiếu kỷ luật. Nếu nó không xem mọi thứ quá dễ dàng và chắc thắng, thì rùa không thể nào có thể hạ được nó. Vì thế, nó quyết định thách thức một cuộc đua mới. Rùa đồng ý.
Lần này, thỏ chạy với tất cả sức lực của nó và chạy suốt một mạch về đích. Nó bỏ xa rùa đến đến mấy chặng dặm đường.
Nhanh và vững chắc sẽ chiến thắng cái chậm và ổn định.
Nếu có hai người trong một công ty bạn : một người chậm, nguyên tắc và đáng tin cậy; một người khác nhanh và vẫn đáng tin cậy ở những việc anh ta làm. Người nhanh và đáng tin cậy chắc chắn sẽ được thăng chức nhanh hơn.
Chậm và chắc là điều tốt, nhưng nhanh và tin cậy là điều tốt hơn. Nhưng câu chuyện cũng không dừng lại ở đó. Rùa đã suy ngẫm kết quả và nhận ra rằng: nó không có cách nào thắng được thỏ trên đường đua vừa rồi. Nó suy nghĩ thêm một tí nữa và rồi thách thỏ một cuộc đua khác, nhưng có một chút thay đổi về đường đua.
Thỏ đồng ý. Họ bắt đầu cuộc đua. Như đã tự hứa với lòng mình là phải luôn nhanh, thỏ bắt đầu chạy và chạy với tốc độ cao nhất cho đến bên bờ sông. Vạch đích đến lại còn đến 2km nữa ở bên kia sông!
Thỏ đành ngồi xuống và tự hỏi không biết làm sao đây. Trong lúc đó, rùa đã đến nơi, lội xuống sông và bơi qua bờ bên kia, tiếp tục chạy và kết thúc đường đua.
Ý nghĩa từ câu chuyện này? Trước tiên, cần phải xác định ưu thế của mình, và sau đó là biết chọn sân chơi phù hợp.
Câu chuyện vẫn chưa kết thúc ở đây.
Đến đây, thỏ và rùa đã trở thành đôi bạn thân thiết và họ cùng nhau suy ngẫm. Cả hai nhận ra rằng cuộc đua sau cùng sẽ có kết quả tốt hơn. Vì thế, chúng quyết định tổ chức một cuộc đua cuối cùng, nhưng chúng sẽ cùng chạy chung một đội.
Cuộc đua bắt đầu, thỏ cõng rùa chạy đến bên bờ sông, rùa lội xuống sông và cõng thỏ bơi qua bên kia bờ sông. Lên đến bờ, thỏ lại cõng rùa đưa cả hai cùng về đích. Và chúng cùng nhận ra rằng đã về đích sớm hơn rất nhiều so với lần đua trước.
Bài học của câu chuyện này là gì?
Thật tuyệt vời nếu mọi người đều thông minh và đều có ưu điểm riêng, nhưng trừ khi các bạn cùng làm việc với nhau trong một đội và cùng chia sẻ, cống hiến ưu thế của từng người, bạn sẽ không bao giờ thực hiện công việc được hoàn hảo bởi vì luôn luôn có những trường hợp bạn không thể làm tốt hơn người khác.
Điều quan trọng của làm việc theo nhóm là phải chọn được người trưởng nhóm trong từng trường hợp cụ thể. Phải chọn được người có ưu thế về lĩnh vực mà họ làm trưởng nhóm.
Còn nhiều bài học nữa từ câu chuyện này. Lưu ý rằng cả thỏ và rùa đều không hề đầu hàng hay nản chí sau thất bại. Thỏ quyết tâm làm việc hăng hơn và cố gắng nhiều hơn sau khi phải thất bại cay đắng. Rùa phải thay đổi chiến lược vì nó đã cố gắng làm việc hết sức. Trong cuộc sống, khi phải chịu đựng, đối mặt với thất bại, có thể đó là thời điểm thích hợp để có gắng hơn và nỗ lực nhiều hơn nữa, nhưng đôi khi cũng cần phải thay đổi chiến lược và thử tìm kiếm giải pháp khác. Và đôi khi phải làm cả hai.
Thỏ và rùa cũng đã học thêm một bài học để đời khác: thay vì chúng chống đối với nhau, chúng bắt đầu tìm cách giải quyết tình huống, và chúng đã cùng nhau làm tốt hơn rất nhiều
Phương pháp giải quyết các vấn đề phức tạp
Phương pháp vận dụng trí tuệ tập thể để giải quyết các vấn đề phức tạp trong công việc. Chú ý và học hỏi mọi thứ xung quanh mình. Quan sát mọi vật từ góc độ của người khác. Phương pháp này được sử dụng rộng rãi nhất nhằm mục đích thúc đẩy những ý nghĩ có tính sáng tạo.
Được phát triển vào năm 1940 bởi ông Alex Osborn - uỷ viên ban chấp hành một hãng quảng cáo của Mĩ, ông cho rằng bất cứ ai cũng có thể học được cách đưa ra các giải pháp có tính sáng tạo cho những vấn đề phức tạp khác nhau. Sau đây là ý kiến của ông: đó là những mẹo nhỏ có thể giúp bạn tổ chức thành công một cuộc họp vận dụng trí tuệ tập thể để giải quyết một vấn đề phức tạp.
1 - Khi sắp xếp một cuộc họp bạn nhớ phải đưa ra vấn đề cần giải quyết và nguyên nhân của nó một cách ngắn gọn. Điều này sẽ giúp các thành viên có sự chuẩn bị trước cho buổi họp và tập trung vào vấn đề cụ thể, các thông tin càng chi tiết buổi họp càng đạt kết quả tốt.
2 - Khi mời khách đến dự họp phải chú ý đến những người có địa vị và trình độ chuyên môn khác nhau. Đôi khi một ý tưởng mới lại xuất phát từ những người không được coi là chuyên gia hay hiểu rõ về vấn đề đó. Tuy nhiên hãy cẩn thận với sự chênh lệch về trình độ quản lí. Thông thường khi có sự góp mặt của một nhà quản lí cấp cao mọi người sẽ không còn nhiệt tình đóng góp ý kiến và điều này sẽ hoàn toàn làm hỏng buổi họp.
3 - Trước khi buổi họp bắt đầu, phát cho mỗi người một bản quy tắc của việc vận dụng trí tuệ tập thể để giải quyết vấn đề. Đó là:
• Không được phê phán các ý kiến
• Mọi ý kiến dù nhỏ nhất cũng được khuyến khích
• Càng nhiều ý kiến càng tốt
• Mỗi người nên cố gắng đóng góp ý kiến hoặc phối hợp với người khác.
4 - Một buổi họp tập thể như vậy không nên kéo dài quá 30 hay 40 phút. Nếu cảm thấy mệt mỏi hay không đạt được kết quả thoả đáng thì tốt nhất nên cho ngừng buổi họp rồi tiến hành họp lại vào một ngày khác bởi những ý tưởng hay có thể nảy sinh ở mọi lúc mọi nơi - dưới mưa, trên xe hay thậm chí trong công viên.
5 - Khi bắt đầu buổi họp nên giải thích cho mọi người các cụm từ mang tính khiêu khích và nhấn mạnh rằng không nên sử dụng các cụm từ này. Trước khi khách vào phòng bạn có thể cung cấp cho mỗi người 2 chiếc thẻ, 1 đỏ 1 xanh. Giống như đèn báo giao thông, ý kiến nào có tính tích cực thì mọi người sẽ giơ cao thẻ màu xanh và ngược lại nếu ai đó đề cập đến 1 cụm từ có tính khiêu khích mọi người sẽ giơ thẻ màu đỏ. Việc này giúp nhóm nhận ra những ý kiến không xác đáng và để cho mọi người biết khi nào thì nên ủng hộ ý kiến của người khác.
6 - Trong trường hợp mời từ 10 người trở lên thì chia ra làm các nhóm nhỏ từ 5 đến 6 người, mối nhóm giải quyết 1vấn đề. Chia làm các nhóm nhỏ sẽ làm giảm tính nghiêm trang của buổi họp và tạo cho mọi người cảm giác thoải mái, điều đó có nghĩa là càng cảm thấy thoải mái thì nhiều ý kiến càng đưa được ra.
7 - Viết các mục đích của cuộc họp ở nơi mà mọi người có thể trông thấy, ở trong phòng, hay trong bảng câu hỏi, bắt đầu với “Làm thế nào chúng ta có thể....?” hoặc “những gì có thể làm để......” , “làm thế nào để chúng ta có thể biết rõ nhu cầu của khách hàng?” hoặc “phải làm gì để nâng cao chất lượng sản phẩm?” .
8 – Phải lấy được ý kiến cuả tất cả các nhóm. Một chiếc bảng chiếu sẽ giúp ích rất nhiều cho việc tổng kết ý kiến vì khi được chiếu lên đó (điều này sẽ thúc đẩy việc đưa thêm các ý kiến) chúng có thể dễ dàng được chọn lọc và lưu giữ trong máy tính. Cho dù bạn sử dụng công cụ nào để ghi thì nên nhớ những dữ liệu này sẽ được tái sử dụng cho các buổi họp sau. Nói tóm lại, thu thập được các ý kiến để làm gì nếu như không có ai còn nhớ gì sau khi buổi họp kết thúc?
9 - Nếu mọi ý kiến dần đi vào bế tắc người chủ trì cuộc họp nên đưa ra một số giải pháp sau:
• Xem lại mọi ý kiến, điều đó có thể làm nảy sinh thêm các ý kiến khác .
• Yêu cầu mỗi người chọn cho mình 1 ý kiến và giải thích tại sao họ lại chọn như vậy. Điều này sẽ giúp cho cuộc đàm luận xoay quanh ý kiến đó và tạo cơ hội để phát triển nó .
• Nếu bạn là trưởng ban tổ chức cuộc họp, tìm cho mình 1 hay 2 ý tưởng, sau khi các nhóm kết thúc thảo luận thì mình đưa ra để làm đề tài cho mọi người tiếp tục thảo luận.
Sau đó chọn lọc các ý kiến và sắp xếp vào một nhóm rồi gửi cho mỗi người một bản sao càng sớm càng tốt. Yêu cầu mỗi người chọn cho mình 5 ý tưởng mà mình tâm đắc nhất và đưa ra lý do tại sao những ý tưởng này có thể khai triển được và làm thế nào để có thể thực hiện được những ý tưởng này. Nhớ đưa ra giới hạn thời gian phải nộp.
Ray Bradbary, tác giả của những cuốn tiểu thuyết khoa học viễn tưởng cho biết: Các nhà xã hội học đã xác minh được chu kỳ mà con người phải trải qua khi có được một ý tưởng hay. Hiểu rõ chu kì này sẽ giúp bạn nghĩ ra nhiều ý tưởng hơn, hay hơn...và ereka!!!
+ Chuẩn bị:
Giai đoạn đầu tiên là chuẩn bị. Đây là giai đoạn giúp bạn ngẫm nghĩ và nghiên cứu thông tin từ nhiều nguồn khác nhau.
+ Triển khai:
Nhiều nhà xã hội học tin rằng tâm thức làm việc dựa trên các vấn đề mà ta đang cố gắng giải quyết. Thời kỳ này ta không chủ động nghĩ đến các vấn đề mà thay vào đó tiềm thức đảm nhận việc đó. Để tận dụng giai đoạn này hãy để những ý kiến tự xuất hiện và biến mất cũng như việc hãy để não bộ hoạt động.
+ Sự khai trí:
Đã bao giờ một ý tưởng hay giải pháp chợt loé lên trong đầu bạn ngay sau khi bạn ngừng suy nghĩ về vấn đề đó chưa?. Sự mở mang trí óc là tia sáng chợt loé lên ở bên trong, là ngọn đèn soi sáng trong tâm trí bạn. Nó có thể nảy sinh ở bất cứ đâu và bất kể lúc nào cho dù bạn đang ở trong rạp chiếu phim hay đang cắt cỏ.
+ Sự kiểm tra:
Trong bước này ý kiến được đưa ra phân tích, chứng minh và thực hiện, sự kiểm tra xảy ra khi bạn bắt đầu chú ý đến các tiểu tiết, không phải mọi ý tưởng đều có thể thực hiện được trong thực tế vì vậy giai đoạn này đòi hỏi phải cân nhắc và kiểm tra một cách gắt gao.
E.M Forster, nhà tiểu thuyết người Anh cho biết: Trái với niềm tin của nhiều người, tính sáng tạo là khả năng cơ bản của con người có thể phát triển được. Vậy bạn có muốn nâng cao khả năng sáng tạo của mình không? Bạn đã bao giờ cố vắt óc suy nghĩ về một khái niệm căn bản nào chưa? Bạn đã tham dự một buổi họp tập thể chưa? Hãy thử vận dụng một vài chiến lược sau đây để nâng cao tính sáng tạo của mình:
Cố gắng quan sát mọi vật xung quanh mình. Ta biết rất rõ về chiếc xe mình đang lái hay chiếc máy tính đang ở trước mặt, chiếc máy photocopy đang sử dụng. Những ý tưởng hay thường xuất phát từ sự thích nghi của những ý tưởng hiện thời hay sự liên kết giữa các ý tưởng cũ.
Chú ý và học hỏi mọi thứ xung quanh mình. Tại sao vật này lại như vậy? Nghiên cứu xem làm thế nào để làm mọi việc tốt hơn hoặc theo nhiều cách khác nhau. Tất cả chúng ta đều sai lầm khi rơi vào thói quen dập khuôn mà không suy nghĩ kĩ.
Khi một ý tưởng nào đó xuất hiện phải chộp lấy và ghi lại, bạn tưởng rằng mình có thể nhớ lại nhưng tính đãng trí làm mọi thứ dễ dàng bị quên lãng. Ghi lại những ý tưởng và giữ ở một chỗ, trong sổ hay máy vi tính. Mỗi tháng xem lại một lần rồi phát triển dựa trên những gì đã ghi chép.
Đừng bỏ qua bất kì ý tưởng nào bởi vì nhiều phát minh vĩ đại ngày nay đều xuất phát từ những ý tưởng dường như không thể thực hiện được tại thời điểm đó.
Hãy tin vào trực giác, linh cảm và bản năng của mình vì bạn thường xuyên gặp khó khăn khi phải giải quyết các vấn đề kinh doanh, nhưng bạn có biết rằng trực giác và linh cảm là công cụ của tâm thức? Lắng nghe chúng bởi đó là đỉnh điểm của sự học hỏi và tìm tòi của cả đời người.
Thay đổi thói quen. Làm việc theo thói quen hàng ngày chính là kẻ thù của óc sáng tạo vì thế hãy sắp xếp lại phòng làm việc hoặc cùng ăn trưa với những người khác nhau, luyện tập thể thao để tinh thần sảng khoái và cơ thể khoẻ mạnh...
Quan sát mọi vật từ góc độ của người khác. Giả sử bạn là một đứa trẻ, một ông lão hay người ngoài hành tinh. Làm thế nào để nhận biết từng trường hợp và phản ứng với từng đối tượng đó. Thực hiện được điều này có thể giúp bạn làm sáng tỏ, gợi lại hay nảy sinh một ý tưởng mới và phát triển những ý tưởng cũ.
Hãy thử nghiệm và khám phá những gì giúp ích cho bạn. Lần sau nếu bạn ở trong một trạng thái tốt có tính sáng tạo thì nhớ lưu lại những thứ đang diễn ra xung quanh. Bạn đang làm gì? Bạn đang nghe một loại nhạc đặc biệt? Bạn đang ở một mình hay được mọi người vây quanh? Ngay khi xác định được việc gì khiến bạn cảm thấy hứng thú hãy sử dụng những lời khuyên bổ ích này khi cần để đạt được kết quả tốt nhất

AdminHoang

 " Cách Giải quyết vấn đề một cách hiệu quả "  là một bài viết hay, hãy gửi đương link sau đây qua yahoo cho bạn bè cùng xem nhé. Yên tâm không có virus đâu:  https://vitamins.forumvi.com/t313-topic