1. Mục tiêu của truyền đạt thông tin
Truyền đạt thông tin nhằm mục tiêu cho khách thể : nghe và thấy, hiểu, đồng ý, hành động, phản hồi thông tin. Phản hồi thông tin cần thiết để biết người nghe :
Đã nghe đúng hay chưa?

Đã hiểu đúng hay hiểu lầm, và hiểu bao nhiêu?

Có đồng ý hay không, và trong phạm vi nào?

Dự định hành động, hành động hay không hành động?

2. Những khó khăn chủ yếu khi truyền đạt thông tin

- Mục tiêu để đối tượng nghe, thấy:

Không tập trung trước lời nói hay đoạn viết dài;

Ít chú ý những gì không quan trọng đối với họ.

- Mục tiêu để cho đối tượng hiểu:

Người nghe dựa vào kinh nghiệm riêng của họ;

Không hiểu hết tiếng lóng, từ ngữ lạ;

Dễ hiểu lầm nếu nghe mà không thấy;

Kết luận trước khi ta kết thúc

- Mục tiêu để cho đối tượng đồng ý:

Thường nghi ngờ người đang thuyết phục;

Không thích bị chứng minh là mình sai.

- Mục tiêu để cho đối tượng hành động:

Không dễ thay đổi thói quen;

Sợ hành động sai;

Không thích quyết định.

- Mục tiêu để cho đối tượng phản hồi:

Che giấu sự phản ứng và những suy nghĩ thực sự;

Biểu hiện bên ngoài.

3. Năm yếu tố chính có thể dẫn tới thất bại trong truyền đạt thông tin

1) Tiêu chuẩn giá trị của người truyền đạt và người nghe;

2) Người nghe ở những địa phương khác nhau, quốc gia khác nhau;

3) Những ngưỡng cửa sàng lọc thông tin;

4) Phương pháp truyền đạt làm cho thông tin sai;

5) Môi trường diễn ra cuộc truyền đạt.

4. Những qui tắc làm cho cuộc truyền đạt thông tin hiệu quả hơn

1) Làm thông tin hiệu quả : thỏa mãn nhu cầu người nghe đã hình dung trước;

2) Gây ấn tượng : người nghe có xu hướng nhớ những thứ họ nghe, biết lần đầu;

3) Liên quan : người nghe dễ hiểu những gì liên quan tới kinh nghiệm của họ;

4) Lặp lại : sử dụng trong nội dung trình bày, kèm theo sự tóm tắt.